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La propiedad de los datos de carácter personal.

En el primer artículo dedicado a la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal hice referencia a los cuatro pilares fundamentales sobre los que se asienta la Ley, estos son:

Propiedad, finalidad, calidad y seguridad.

En el articulo nº 1 ya se definió que los datos son propiedad exclusiva de la persona a la que se refieren, por lo tanto si existe un propietario, lógicamente debe existir un permiso otorgado por este a quien desee utilizar su propiedad. Este permiso o consentimiento del interesado es establecido en la Ley 15/1999 como consentimiento expreso y se define como "toda manifestación de voluntad, libre, inequívoca, específica e informada, mediante la que el interesado consienta el tratamiento de datos personales que le conciernen."

El consentimiento expreso del interesado sólo es necesario si se van a almacenar los datos en un fichero, automatizado o no, por lo que no es necesario tenerlo para cumplimentar contratos, realizar transferencias bancarias o cualquier otro trabajo para los que son imprescindibles. Es necesario si los datos van a ser guardados en un fichero, que la Ley establece como "todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización o acceso".

La forma de obtener este consentimiento del afectado para el tratamiento de sus datos personales, es por medio de un impreso o formulario en el que el Responsable del Fichero se lo solicita explícitamente, informándole además del uso y finalidad que va a dar a los datos. En este mismo impreso o formulario, donde el interesado estampará su firma como prueba de conformidad, se le solicitará su autorización para efectuar la cesión o acceso a los datos a entidades externas colaboradoras con el Responsable del Fichero para la realización de trabajos relacionados con el uso y finalidad que este declara, léase asesorías laborales, fiscales, contables o auditoras.

Esto último es importante, pues existen muchas empresas que contratan servicios de asesoramiento laboral, contable, fiscal o en algunas que es obligado, las auditorías contables. Para el desempeño de las funciones contratadas, estas empresas necesitan el acceso a los datos de carácter personal y en los casos de asesorías laborales se llega incluso a la cesión de los datos, la empresa es un simple recopilador de información que traspasa al asesor para que este realice cuantas funciones sean necesarias de cara a los organismos estatales pertinentes.

De cara a cubrir las responsabilidades contraídas con los empleados, clientes y proveedores, las empresas que utilicen los servicios de una de las asesorías antes mencionadas, deberían legalizar las cesiones y accesos a los datos de carácter personal a través del establecimiento de un contrato de cesión en unos casos y de acceso a datos de carácter personal en otros, lógicamente y dependiendo del acceso que deberán tener a los datos de carácter personal, dependerá el tipo de contrato que se realice.

En contra de la opinión generalizada, la Ley Orgánica 15/1999 no protege la información, sino Derechos Humanos de los definidos en el art. 18.1 de la Constitución (al buen nombre, al honor, a la intimidad, etc.), de aquí la importancia que tiene establecer las responsabilidades inherentes al tratamiento de los datos de carácter personal de las personas físicas y recordemos que personas físicas son los empleados de la empresa, algunos clientes y algunos proveedores.

El hecho de recabar el consentimiento expreso de los afectados se puede producir en formularios de muy diversa índole, en el caso de nuevos empleados contratados se introducirá como una cláusula en los contratos laborales que firmen en el momento de la incorporación a la empresa. Para los clientes se puede disponer de una cláusula en los formularios de pedidos o albaranes que deban firmar para hacer efectivos los mencionados documentos y en los proveedores se puede confeccionar un formulario en el que se informe de estos aspectos de la Ley en el momento de realizar el primer pedido, recibir el primer material o la primera factura.

Para los empleados que ya estén en plantilla y que no deban firmar un contrato de trabajo, se debe preparar un formulario a nombre de cada uno de ellos comunicándoles la existencia de una gestión mecanizada de sus datos personales e informarles en el mismo de sus derechos de acceso, rectificación y cancelación y a quién y donde deben dirigirse para hacer efectivos estos derechos.

Con las anteriores autorizaciones en poder del Responsable del Fichero se cumple con el primer objetivo de la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal, el de la propiedad de los datos y la autorización otorgada al Responsable del Fichero por el afectado para su proceso automatizado o manual. La autorización al proceso de los datos de carácter personal es de cumplimiento obligado independientemente del nivel de seguridad que se deba dar a los ficheros, ya que este depende de la calidad de los datos, o sea, de los campos que componen los registros de nuestros ficheros.

En el próximo artículo veremos la calidad de los datos ya que esta incide directamente en el nivel de seguridad, básica, media o alta y que datos pueden obligarnos a adoptar unas medidas de seguridad u otras.

Agustín Selfa Cubedo
aselfa@ono.com
Auditor de Sistemas de Información
Para más información podéis visitar la página web de la Agencia de Protección de Datos https://www.agenciaprotecciondatos.org/ o en mi correo electrónico.

Enero 2003


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