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Utilización de las metodologías en los procesos de planificación y desarrollo de sistemas de información
Utilización de las metodologías en los procesos de planificación y desarrollo de sistemas de información

Hoy en día, la información y el conocimiento de la empresa es la fuente de ventaja competitiva por excelencia. En una época caracterizada por la rapidez de los cambios y la incertidumbre, las Organizaciones en la búsqueda permanente de la excelencia, necesitan desarrollar sus capacidades para recoger, organizar y proporcionar un amplio acceso a dicha información y a dicho conocimiento.

A medida que los volúmenes de información a manejar en la empresa aumentan, crece igualmente la necesidad de disponer de herramientas de gestión, que soporten de forma ágil y eficaz el funcionamiento habitual de los procedimientos de trabajo de la Organización: ágil, en el sentido de adaptable con facilidad a los cambios de la empresa derivados de la alteración de las condiciones iniciales; eficaz, en la medida en la que es capaz de dar respuesta satisfactoria a las necesidades de los usuarios (clientes).

Para asegurar que los productos y servicios estén diseñados de forma que satisfagan las necesidades de los usuarios es fundamental la colaboración entre grupos de diferentes competencias y, por tanto, indispensable el establecer mecanismos normalizados de comunicación entre las áreas usuarias y los interlocutores del Departamento de Tecnologías de la Información. La solución para abordar con éxito el diseño y desarrollo de los productos deberá contemplar la utilización de una metodología que facilite la puesta en común de ideas e información de los grupos, así como el avance rápido y eficiente del proyecto.

La inexistencia de estos mecanismos da lugar, sin duda, a asumir como parte del funcionamiento habitual del Desarrollo e Implantación de Sistemas, problemáticas tales como:

  • La escasa o nula documentación de las aplicaciones, lo que genera ineficacias durante el desarrollo, implantación y especialmente el mantenimiento y, en consecuencia, incumplimiento de los plazos.
  • La falta de comunicación con los usuarios, lo que genera fuertes desviaciones en el grado de adecuación de los productos resultantes a las expectativas generadas en los usuarios.

La utilización de una metodología para la Planificación, Análisis, Construcción e Implantación de los Sistemas de Información, permite generar un entorno de trabajo en equipo con el objetivo de construir los Sistemas para dar solución a las necesidades de los usuarios y que estén preparados para facilitar el mantenimiento y adecuación a los cambios futuros de la Organización. Parte del éxito de la implantación de la metodología se basa en la utilización de un vocabulario común, asequible para el usuario, que le permite involucrarse de forma confortable en las fases en las que es el protagonista principal, sin renunciar al empleo de los conceptos y las técnicas de la Ingeniería de los Sistemas de Información.

Las metodologías ofrecen un marco de trabajo en el que se define:

  • Una estructura de proyecto que sirve de guía al equipo de trabajo, establece responsabilidades de los miembros e involucra a los usuarios en el desarrollo y toma de decisiones en los puntos decisivos,
  • Un conjunto de productos finales a desarrollar,
  • Un conjunto de técnicas para obtener los productos finales,

Con este ambicioso objetivo, las metodologías se estructuran en fases que permiten que:

  • A partir de la estructura de fase, se establezca un conjunto formal de productos a entregar por el equipo de trabajo al final de cada fase. Esto permite dividir los proyectos en una serie de hitos preestablecidos que facilita las labores de Planificación y Control de los Proyectos.
  • El final de cada fase requiera la aceptación formal de las conclusiones a las que se ha llegado al término de la misma por parte de los responsables de validar los productos.
  • El producto final de cada fase constituya el punto de partida para la ejecución de la siguiente.

Desde nuestra experiencia, la implantación de una Metodología de Desarrollo de Sistemas en la que se defina el conjunto de métodos, técnicas y herramientas para la construcción de los Sistemas de Información, es el primer paso para garantizar a la empresa la consecución de los objetivos de:

  • Satisfacer todas las necesidades de los Departamentos usuarios implicados en cada proyecto.
  • Generar la documentación asociada, para facilitar su mantenimiento posterior.
  • Mejorar la productividad y la calidad del servicio prestado por los Departamentos de Informática y Tecnologías de la Información.

Autor:JAIME LOPEZ VELEZ

Documento cedido por Tea Cegos

Noviembre 2003

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